Nuotykiai skaitmeniniuose tyrimuose - Devonthink: Escape of the Silo

Siloso sprogimas, Danas Browne'as, „Flickr“.

Paskutiniame savo pranešime aš paaiškinau, kodėl aš pasitraukiau iš „Evernote“ į savo tyrimų medžiagos tikslą. Nors per pastaruosius kelerius metus aš išnaudojau didžiulį „Evernote“ naudojimą - ir toliau jį intensyviai naudoju ateityje -, jis tiesiog negali susidoroti su mano išleistos medžiagos kiekiu. Arba bent jau ji negali sutvarkyti ir apdoroti šios informacijos mano darbo eigai naudingu būdu.

Šiame įraše supažindinsiu, kodėl organizuodama savo tyrimų projektus naudoju kitą programą - „Devonthink Pro Office“ (DTPO). „Devonthink“ yra tik „Apple“ skirta programa, turinti ir „MacOS“, ir „iOS“ variantus, todėl iš anksto atsiprašykite tų, kurie naudojatės tik „Windows“. Tačiau per pastaruosius porą mėnesių Devonthink tapo nepakeičiama mano darbo proceso dalimi, todėl, remdamasis tuo, kad pažįstu daugelį akademikų, kurie dabar naudoja „Mac“, norėčiau pasidalinti, kaip aš naudoju „Devonthink“ atlikdamas savo tyrimus tokiu būdu, kad įveikia pagrindinius „Evernote“ trūkumus.

Įvadas į Devonthink

Nepaisant keisto vardo, Devonthink neturi nieko bendra su Anglijos apskritimi ar pudru. Pavadinimas, matyt, nurodo devono periodą (prieš 419–359 milijonus metų), nors aš ir neturiu supratimo, ką tai turi bendro su dokumentų tvarkymu. „Devonthink“ iš tikrųjų gyvuoja jau keletą metų, tam tikru būdu išpranašaudama „Evernote“, o jos Aidaho įsikūrę kūrėjai padarė daug, kad panaudotų „Mac“ galią tvarkant jūsų informaciją. „Devonthink“ iš esmės yra duomenų bazė - arba atskirų duomenų bazių rinkinys, kurioje galima kaupti ar indeksuoti bet ką, kas jums patinka, ir nors pagrindinis „Evernote“ pardavimo taškas yra paieška, „Devonthink“ yra dirbtinis intelektas, kuris gali automatiškai sugrupuoti ar klasifikuoti jūsų dokumentus tarsi stebuklingai. DTPO yra aukščiausia pasiekiama „Devonthink“ pakopa, leidžianti skaitytuvo palaikymą ir visų jūsų dokumentų OCR (optinio simbolių atpažinimo) palaikymą. Tai gana brangu, tačiau skirtingai nei „Evernote“, tai nėra prenumeratos produktas ir aš pasirinkau jį su gana didele mokymo nuolaida. Tai verta kiekvieno cento.

Atskiros duomenų bazės - ieškokite, sinchronizuokite ir ramiai miegokite

Savo „Evernote“ įraše paaiškinau, kaip vienas didžiausių mano nutylėjimų yra tai, kad tai yra viena duomenų bazė. Jei naudojate tai kaip aš, jūsų asmeniniai dalykai susimaišo su jūsų darbu, jūsų asmeniniai su profesionalais, todėl be kruopštaus organizavimo (nesvarbu, ar naudodamiesi atskirais užrašų knygeliais, ar liberaliai taikydami etiketes), galite netyčia parodyti savo kolegas. visus jūsų „shakshuka“ receptus arba Timo Farronyou klipus, kuriuos jūs patraukėte iš interneto. Devonthink to išvengia leisdamas nustatyti kelias duomenų bazes. Kai pirmą kartą paleisite „Devonthink“, jūsų bus paprašyta nustatyti duomenų bazę („Inbox“ duomenų bazė yra standartinė). Ši duomenų bazė gali gyventi jūsų kietajame diske, tačiau naujausiose „Devonthink“ versijose taip pat yra gausus sinchronizavimo parinkčių rinkinys, įskaitant „iCloud Drive“, „Dropbox“, „WebDav“ ir vietinį „wifi-sync“ (pastarasis yra saugus ir beprotiškai greitas). . Šios parinktys leidžia pasiekti savo duomenų bazes visuose „Apple“ įrenginiuose, įskaitant „iOS“ su „Devonthink to Go“. Duomenų bazės gali būti apsaugotos slaptažodžiu, o jei nuspręsite sinchronizuoti, jos bus šifruojamos tiek vietoje, tiek perduodant. Taigi, kalbant apie saugumą, „Devonthink“ turi visus pagrindus. Šis neprivalomas informacijos valdymo sprendimas iš debesies reiškia, kad aš daug labiau džiaugiuosi galėdamas saugoti savo konfidencialius failus, pavyzdžiui, banko išrašus, milžiniškose „Devonthink“ smegenyse (konkrečiai, tam skirtoje finansinėje duomenų bazėje). Turėdamas OCR ir skaitytuvo palaikymą, aš galiu ir toliau tęsti popierinį egzistavimą, nebijodamas, kad mano dokumentai bus pamesti debesyje ar įsilaužti. Tačiau svarbiausia, kad aš galiu turėti atskiras duomenų bazes asmeniniam gyvenimui ir atskirus tyrimų projektus. Tai reiškia, kad žiūrėdamas per savo duomenų bazę matau tik atitinkamą medžiagą. Kadangi mano atskiros „Devonthink“ duomenų bazės, palyginti su mano buvusia (milžiniška) „Evernote“ duomenų baze, yra lengvos, paieška vyksta pūslėtai greitai - daug greičiau nei „Evernote“ - ir galiu ramiai miegoti žinodama, kad niekas nėra matęs mano daugybės „shakshuka“ receptų, nebent aš norėčiau jų.

Čia nereikia silosuoti, nebent to norite

Vėlgi, kita problema, kurią randu su „Evernote“, yra ta, kad kuo daugiau duomenų įdedate į ją, tuo didesnė yra praraja tarp stebuklingų „Evernote“ dokumentų ir įprastų dokumentų, esančių failų sistemoje. Panašu, kad jūsų „Evernote“ dokumentai buvo pakviesti į kokį nors beprotišką vakarėlį, kur gali nutikti bet kas, o jūsų nuolatiniai dokumentai - įstrigo namuose gurkšnodami apelsinų sultis. Ar norite tvarkyti ir ieškoti dokumentų savo failų sistemoje, pavyzdžiui, projekto failų ar failų, kurie yra per dideli importuoti (pvz., Filmų)? Kieta, jie nėra kviečiami.

Naudodami „Devonthink“ galite indeksuoti įprastus failus kietajame diske, taip pat importuoti failus į savo duomenų bazę. Skirtumas tas, kad nors importuoti failai yra duomenų bazėje - „à la Evernote“ ir yra saugomi tik ten, indeksuoti failai ir toliau laikomi jūsų failų sistemoje; jie tiesiog paminėti Devonthink'e. Galite jas atidaryti naudodami „Devonthink“, ieškoti jų, juos redaguoti ir suskirstyti, kaip jums atrodo tinkama, tačiau tikrieji failai yra kitur. To nauda akivaizdi kiekvienam akademikui, kuris atliko nemažą kiekį tyrimų ir sukaupė daugybę skaitmeninių dokumentų. Galite tvarkyti ir ieškoti savo projekto failų kartu su atitinkama informacine medžiaga. Galite tvarkyti ir ieškoti medžiagos, kuri yra per didelė, kad tilptų jūsų duomenų bazėje, ad hoc failų, kurių nereikia ilgai saugoti, arba failų, kurie dėl kokių nors priežasčių neturėtų būti saugomi duomenų bazėje. Visų pirma, tai leidžia pasiekti failus su keliomis išorinėmis programomis tuo pačiu metu, išvengiant siloso problemos, kai reikia įdėti keletą tų pačių failų kopijų į skirtingas duomenų bazes, kad būtų užtikrintas didžiausias funkcionalumas (tokiu būdu užimant nereikalingą vietos standžiajame diske vietą). . Taigi, mano vadovas gali „pamatyti“ mano istorinių šaltinių pdf ir naudoti juos cituodamas, tačiau „Devonthink“ gali „pamatyti“ tuos pačius pdf, naudodamas juos organizavimui, paieškai ir anotacijai.

Geresnis organizavimas ir vizualizacija

„Devonthink Pro Office“ ekrano kopija

Kaip jau paaiškinau anksčiau, „Evernote“ organizacinės funkcijos yra lanksčios, tačiau ribotos. Žymėjimas apeina daugelį problemų, susijusių su dviejų pakopų saugojimo hierarchija (užrašų knygelės ir krūvos). Tačiau žymėjimą išlaikyti nepaprastai sunku. „Evernote“ paieška yra nuostabi, o naudodami išplėstinės paieškos sintaksę, galite tikslingiau persijoti per savo duomenų bazę. Tačiau kalbant apie sudėtingesnius duomenų tvarkymo būdus ir vizualizaciją, reikalingą patobulintiems kokybiniams tyrimams, „Evernote“ yra ištisas.

Manau, kad „Devonthink“ paieška yra tokia pat galinga kaip ir „Evernote“ - galbūt net daugiau. Jis ne tik ieško failų ir dokumentų turinio, kaip numatyta „Evernote Premium“ (įskaitant OCR tekstą), bet ir gali atlikti kur kas išsamesnes paieškas savo failuose, naudodamas Būlio operatorius. Be to, „Devonthink“ geriau palaiko išsaugotas paieškas su „intelektualiosiomis grupėmis“, kurios automatiškai nuskaito susijusius failus pagal konkrečius kriterijus. Ši funkcija yra ideali akademikams, ypač kai reikia vizualizuoti ir analizuoti daugybę dokumentų. Aš naudoju intelektualias grupes medžiodamas tam tikrus raktinius žodžius ir frazes, todėl visada galiu būti tikras, kad rasiu atitinkamą medžiagą, kai indeksuoju ar importuoju naujus dokumentus.

Naudodami „Devonthink“ kartu su žymomis ir intelektualiosiomis grupėmis galite sukurti tiek daug įdėtų aplankų, kiek norite, kad sukurtumėte labai suasmenintą bylų sistemą. „Devonthink“ taip pat leidžia pažymėti savo dokumentus vėliavėlėmis ir spalvotomis etiketėmis, kad galėtumėte iš pirmo žvilgsnio pamatyti, ar tam tikras dokumentas yra svarbus, ar jį reikia atlikti. Rezultatas yra tai, kad „Devonthink“ yra labai mastelio keičiantis, lengvai valdantis milžiniškas kelių tūkstančių dokumentų duomenų bazes, neprarandant funkcionalumo. Tai taip pat leidžia žymiai geriau vizualizuoti jūsų duomenis, leisdama jums išnaikinti ryšius ir galvoti apie juos naujais ir kūrybiškais būdais (vadinasi, „pagalvok“ Devonthink'e). Taigi „Devonthink“ yra idealus dalykas akademikams, teisininkams ir kitiems informacijos darbuotojams, kurie tvarko daug duomenų ir jiems reikia tikslesnės kontrolės, kaip jie yra organizuojami ir pateikiami.

Dirbtinis intelektas - ne visai „Skynet“, bet vis tiek baisiai geras

Pagrindinis „Devonthink“ pardavimo taškas, kaip jau minėjau aukščiau, yra „dirbtinio intelekto“ naudojimas automatiškai saugoti jūsų dokumentus - tai funkcija, kuri dar nebuvo iki galo atkartota „Evernote“. Kol kas dar nekalbame apie „Skynet“ dirbtinio intelekto lygius, tačiau „Devonthink“ gana gerai analizuoja jūsų dokumentus pagal jų turinį ir metaduomenis ir automatiškai juos sugrupuoja ar klasifikuoja. Taigi, galite įtraukti tam tikrą istorinį šaltinį į savo duomenų bazę ir Devonthink išsiaiškins, kuriai grupei jis priklauso. Nuostabus.

Prieinamumas, importas ir eksportas

Vienas didžiausių „Devonthink“ pranašumų yra tas, kad dokumentai, kuriuos įdedate į savo duomenų bazes, yra saugomi originaliu formatu (pvz., Docx, rtf, pdf) ir yra prieinami visai failų sistemai. Indeksuoti dokumentai laikomi pradinėse vietose jūsų failų sistemoje, tačiau net ir „Devonthink“ duomenų bazės pakete importuotus dokumentus galima rasti ir jų ieškoti naudojant „Spotlight“.

Pažangus „Devonthink“ dokumentų tvarkymas taip pat reiškia, kad importuoti ir eksportuoti yra tikrai lengva. Galite importuoti atskirus failus arba ištisus aplankus, o kai ateina laikas eksportuoti, paprasčiausia juos nutempti iš „Devonthink“ į savo failų sistemą. Kadangi dokumentai saugomi originaliu formatu, jums nereikia jaudintis dėl jų konvertavimo.

Nerūpi dalintis

Šiuo metu „Devonthink“ privalumai skaitmeninių tyrimų srityje turėtų būti akivaizdūs - tačiau visos programos turi savo pranašumų, o „Devonthink“ turi nemažą dalį. Pirma, sąsaja yra šiek tiek senamadiška ir sudėtinga - kažkas iš 2006 m., O ne 2016 m. Tai nėra tokia šlifuota priemonė kaip „Evernote“. Nors tai neturi įtakos jo funkcionalumui, jei jums rūpi estetika ir planuojate praleisti daug laiko savo duomenų bazėse, apie ką verta pagalvoti.

Antra, „Devonthink“ bendro naudojimo ir bendradarbiavimo funkcijos, palyginti su „Evernote“, taip pat yra gana paprastos. Nors „Evernote“ palaiko bendrus nešiojamuosius kompiuterius, „Devonthink“ naudoja savo ad hoc žiniatinklio serverį, norėdami bendrinti jūsų duomenų bazę su draugais ir kolegomis vietiniame tinkle. Tai nėra idealu ir tikiuosi, kad laikui bėgant „Devonthink“ įtrauks sudėtingesnes bendrinimo funkcijas, ypač tas, kurios naudingos vartotojams įmonės / įmonės aplinkoje.

Išvada

Šis įrašas buvo sūkurinis turas po pagrindines „Devonthink“ ypatybes, kurių yra per daug, kad būtų galima paminėti viename įraše. Yra daug daugiau pažangių funkcijų (tokių kaip kopijos ir kopijos, RSS tiekimas ir internetinės žymės), kurios „Devonthink“ daro tikrai idealia skaitmeniniams tyrimams, o ne vien tik mokslinių tyrimų medžiagai rinkti. Naudodamiesi „Devonthink“ (ir ypač jos patobulinta paderme, „Devonthink Pro Office“), galima pašalinti daugelį praktinių „Evernote“ trūkumų, tokių kaip ribotas organizavimas ir svarbių jūsų dokumentų siluetas.

Kitame savo pranešime paaiškinsiu, kaip naudoju abi programas viena šalia kitos, kad pasiekčiau geriausius iš abiejų pasaulių. Nors „Evernote“ ir „Devonthink“ naudojasi tomis pačiomis pagrindinėmis funkcijomis (tokiomis kaip paieška, indeksavimas ir OCR), skirtumai tarp jų išplėstinių funkcijų rinkinių ir diegimo reiškia, kad jos yra pritaikytos šiek tiek skirtingiems tikslams. Aktyvindami jas abi sistemingai, kaip įmanoma sistemingiau, galima maksimaliai padidinti abiejų programų naudą ir pašalinti jų trūkumus. „Devonthink“ gali būti akivaizdūs mano tiriamosios medžiagos namai, tačiau, ko verta, aš ir toliau dedu savo „shakshuka“ receptus į „Evernote“.

Kitas įrašas: „Evernote“ naudojimas kartu su „DEVONthink“

Šis straipsnis iš pradžių buvo paskelbtas svetainėje www.chrissirrs.com.